A ferramenta de gestão de projetos nasceu ligada ao setor de tecnologia, mas hoje é utilizada em diferentes áreas de negócios, de marketing e vendas até finanças e RH

 

Graziela Tonin*

 

Nos anos 70, a área de tecnologia enfrentava a famosa “crise de software”: projetos com prazo e orçamento estourados, software de baixa qualidade, que não atendia aos requisitos necessários, e demanda e complexidade ingerenciáveis. Até então, boa parte da indústria de software fazia a gestão de projetos baseada em metodologias tradicionais, que eram eficientes para cenários previsíveis, mas difíceis de ser adaptadas em um ambiente complexo como o de software, em que tudo mudava constantemente. Diante de tantos desafios, novas formas, frameworks e métodos começaram a ser testados e desenvolvidos em empresas de tecnologia.

E, a partir desses testes e experimentos, consultores e cientistas renomados do mercado começaram a divulgar e compartilhar algumas maneiras que estavam trazendo bons resultados em seus projetos. Em 2001, um grupo de 17 desses consultores e cientistas se reuniu para compartilhar formas, métodos e boas práticas que estavam dando bons resultados, bem como para discutir os desafios existentes na área.

Nesse momento surgiu o Manifesto Ágil, que consiste em 5 valores e 12 princípios. Os participantes da reunião entenderam que não era possível criar uma metodologia única pela união de tudo o que utilizavam, mas entendiam que o sucesso de seus projetos e das lições que haviam aprendido desenvolvendo software, bem como auxiliando outros a desenvolverem programas, estava baseado em alguns princípios e valores fundamentais que poderiam guiar melhores formas de desenvolver softwares.

Embora esse manifesto tenha se originado na área de tecnologia, hoje essas metodologias são amplamente utilizadas nas mais variadas áreas de negócio: finanças, marketing, operação, vendas, recursos humanos, segurança, direito e outras.

  

Os valores do Manifesto Ágil

Os 5 valores ágeis são:

• Indivíduos e interações, mais do que processos e ferramentas.
• Software funcionando, mais do que documentação abrangente.
• Colaboração do cliente, mais do que negociação do contrato.
• Responder à mudança, mais do que seguir um plano.

Os valores ágeis destacam a importância das pessoas, da interação e colaboração entre elas, em vez de focar somente em melhoria de processos e uso de ferramentas. Afinal, as pessoas são a chave para que processos e ferramentas sejam utilizados de maneira adequada e eficiente. Muitas vezes, as empresas escolhem concentrar seus esforços em definir rígidos processos e melhores ferramentas, sem antes entender e engajar como estes deveriam ser adequados à realidade dos times. Claro que boas ferramentas e processos bem definidos, não engessados, são cruciais para a gestão e o andamento de um projeto. Porém, por si só, não resolvem o problema.

Além disso, muito se preocupava em produzir longos e detalhados relatórios de documentação do projeto, que pouco eram consultados e logo ficavam obsoletos, sem focar na entrega de valor, de software funcionando que, de fato, resolvia as dores do cliente. Por isso, o grupo que lançou o Manifesto Ágil destacou que é primordial entregar um produto que funcione e atenda às necessidades do cliente, como medida primordial, sem deixar de documentar o projeto.

Outro valor destacado pelo grupo é que, muitas vezes, cliente e empresas de software não mantinham comunicação constante, não interagiam e se preocupavam mais em cobrar um ao outro e garantir cláusulas e contratos extensos. Mais importante do que isso, porém, era que ambos pudessem trabalhar como um time, colaborando constantemente, com comunicação clara e visando contribuir para o melhor resultado do projeto. Normalmente, o cliente é o especialista do negócio, enquanto a empresa prestadora de serviço é a especialista em tecnologia. Sem a união do melhor que ambos têm a oferecer, os riscos de insucesso do projeto aumentam.

Os modelos de negócio precisam se adaptar constantemente, assim como as tecnologias. Projetos com entregas de software apenas depois de meses do início dos trabalhos não fazem sentido. O cliente precisa ter a liberdade de poder solicitar mudanças no decorrer do projeto que atendam às suas necessidades de atualização e mudanças oriundas de um mercado volátil e incerto. Por outro lado, os times de tecnologia precisam de certo tempo para implementar aquela mudança e colocar em produção para o cliente. Por isso, essas entregas têm que ser incrementais, revisadas constantemente e com colaboração e interação intensa entre ambas as partes. Claro que é preciso um planejamento de curto, médio e longo prazo. Porém, que isso possa ser revisado e adaptado constantemente.

Os 12 princípios do Manifesto Ágil enfatizam de forma mais detalhada, com sugestões de práticas, cada um desses valores. O documento pode ser acessado aqui.

 

Benefícios

De acordo com um dos mais importantes relatórios anuais da área, alguns dos benefícios do uso de metodologias ágeis são, entre outros:

• Gerir mudanças de prioridade.
• Visibilidade.
• Alinhamento entre área de negócios e TI.
• Tempo de entrega e time to market.
• Produtividade do time.
• Motivação do time.
• Gestão de times distribuídos.
• Previsibilidade.
• Redução de risco.

Esses são apenas alguns dos benefícios do uso de metodologias ágeis. Muitos métodos ágeis irão deixar claro onde está o gargalo do processo, o que está funcionando corretamente e o que não está. Se há chance de as entregas acontecerem dentro do prazo, quais são as prioridades e quais poderão ser postergadas caso seja preciso incluir novas demandas na fila de desenvolvimento devido uma necessidade do negócio. É possível saber o foco de trabalho de cada membro do time, evitando sobreposição de atividades. Os objetivos atendidos serão claros e poderão ser valorizados e mensurados, bem como os que precisarão ser ajustados.

  

Métodos e frameworks ágeis

Muitos são os métodos e combinações utilizados. Os principais são: Scrum, Kanban, Programa Extrema (XP), Lean Startup, Scrumban, Scrum e XP híbrido, modelo Spotify, Scaled Agile Framework (Safe).

Cada um desses métodos tem formatos e objetivos diferentes. Alguns são recomendados para a gestão mais ampla do projeto. Outros servem para extrair métricas de produtividade do time e do andamento das atividades. Outros possuem práticas para a entrega de software de qualidade. E outros visam contribuir para uma melhor conexão com as áreas de negócio e de tecnologia. Por isso, a solução não é apenas pegar e aplicar um método em sua completude, mas entender o método mais adequado para os problemas que é preciso resolver diante dos os objetivos que se pretende alcançar.

Nos últimos 12 anos, acompanhei diversos times no Brasil e no exterior, em startups, multinacionais, empresas públicas e privadas, implantando, melhorando e entendendo o uso de metodologias ágeis. Na grande maioria dos casos, o que trouxe melhor resultado foi uma combinação de métodos e práticas aplicadas às necessidades de cada projeto, de cada equipe, e não no sentido amplo e macro de cada empresa.

Este é um erro comum que as empresas cometem: acreditam que usar um processo ou metodologia rigidamente e como padrão para toda a companhia irá resolver o problema, mas isso provavelmente irá gerar mais problemas. As metodologias ágeis emergiram justamente para sanar problemas como a falta de adaptação e flexibilidade. Por isso, é preciso lembrar desses valores e princípios básicos quando do desejo de utilizá-las para resolver os problemas em seus projetos.

Outro ponto que merece destaque é que flexibilidade e adaptação não é fazer o quê, quando e como der vontade. Falta de processo, ou padrão, é sinônimo de caos. Agilidade é ter processos, padrões, ferramentas e tecnologias e utilizá-los de forma estratégica para entregar o melhor resultado para o negócio.

A minha dica aqui é que, se você quer de fato implementar uma metodologia ágil, comece entendendo qual é seu problema para, depois, decidir o método a ser aplicado.

 

* Graziela Tonin é doutora em Ciência da Computação pela Universidade de São Paulo, na área de Engenharia de Software, Dívida Técnica e Metodologias Ágeis. Ela vai lecionar a disciplina Projeto Ágil e Programação Eficaz no novo curso de Ciência da Computação do Insper.